取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他業務の適正を確保するための体制
当社は、取締役会において、「内部統制システムに関する基本方針」を次のとおり決議しております。
取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
- すべての役職員が法令及び定款を遵守し、社会規範に即した行動を行うため、「ソーダニッカ行動規範」、「行動ガイドライン」、「コンプライアンス規程」を定め、コンプライアンス体制の整備に努める。
- 「コンプライアンス規程」に基づき、社長を委員長とする「コンプライアンス委員会」を設置する。同委員会は、コンプライアンスに関する基本方針を策定し、コンプライアンスに関する教育、啓蒙活動を計画的かつ定期的に実施する。また、コンプライアンス委員会は取り組み状況を把握し、取締役会に報告する体制とする。
- コンプライアンスに関する相談・連絡の窓口として、「内部通報窓口」を社内に設置し、情報の収集と改善に努め、通報を行った者が当該報告をしたことを理由に不利な取扱いを受けないことを確保する体制とする。
- 業務執行の状況を把握しその改善を図るため、「内部監査規程」を定め、これに基づき業務執行部門から独立した内部監査部門（監査室）が内部監査を実施する体制とする。
取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理を適切に行うため、「文書管理規程」、「情報セキュリティ管理規程」等を定め、これに基づき情報を保存するものとし、管理水準の向上を図る。
損失の危険の管理に関する規程その他の体制
- 事業活動に関連する様々なリスクに対処するため、「リスク管理総括規程」を定め、これに基づき事業継続のための体制を整備、構築する。
- 「リスク管理総括規程」に基づき、社長をリスク管理統括責任者とする「リスク管理委員会」を設置し、当社のリスク管理体制整備、教育、浸透を図る。また、リスク管理委員会は、当社の取り組み状況を把握し、取締役会に報告する。
- 事業活動上の重大な事態が発生した場合には、リスク管理委員会が「緊急対策本部」を設置し、迅速な対応を行うことにより、損失、被害を最小限にとどめる体制を整える。
取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
- 取締役会は、中期経営計画及び年度予算を定め、達成すべき目標を明確化し、その進捗状況の管理を行う。
- 取締役会は、原則として毎月1回開催し、経営の重要事項の意思決定及び取締役の業務執行状況の管理、監督を行う。
- 業務執行における重要事項については、経営会議を原則として毎週1回開催し、審議を行い、業務執行の円滑な運営を行う体制とする。
- 取締役会の決定に基づく職務執行は、「組織規程」、「職務権限規程」及び「業務分掌規程」に基づき、責任と権限を明確にするとともに効率的に執行できる体制とする。
- 取締役の監督機能と業務執行機能を分離するために執行役員制度を導入し、意思決定の迅速化と責任の明確化を推進する。
財務報告の信頼性を確保するための体制
当社及び子会社の財務報告の信頼性を確保するため、金融商品取引法その他の関係法令等に基づき有効かつ適切な内部統制の整備及び運用する体制を構築するとともに、その体制について適正に機能することを継続的に評価し、必要な是正措置を行うこととする。
当会社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
- 当社と子会社が、相互に密接な連携のもとに経営を円滑に運営し、事業の発展を図るため、「関係会社管理規程」を定め、これに基づき子会社の経営状況等を管理する体制とする。
- 「関係会社管理規程」に基づき、子会社の管理基準を明確化することにより、子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保する体制とする。
- 子会社については、自主的経営を基本とするが、子会社の業績、財務状況等を定期的に当社に報告し、重要な案件は事前に当社の承認を得る体制とする。
- コンプライアンス、リスク管理の基本となる「ソーダニッカ行動規範」、「行動ガイドライン」、「コンプライアンス規程」「リスク管理総括規程」については、子会社も適用範囲に含め規程を配付し、各子会社の状況に応じて必要な管理を行う体制とする。
- 子会社における法令違反その他コンプライアンスに関する問題の早期発見、是正を図るため、「内部通報窓口」（ホットライン）を当社と子会社の共用のものとして設置し、通報を行った者が当該報告をしたことを理由に不利な取扱いを受けないことを確保する体制とする。
監査役の職務を補助すべき使用人に関する体制と当該使用人の取締役からの独立性に関する事項、当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
- 監査役の職務を補助すべき使用人を配置する必要が生じた場合、または監査役の求めがあった場合には、監査役と協議のうえ、内部監査部門等の使用人を監査役スタッフとして配置を行うものとする。
- 当該使用人は監査役スタッフ業務に関し、監査役の指揮命令下に置くものとする。当該使用人の人事については、監査役と事前に協議を行い、同意を得たうえで決定するものとする。
当社及び子会社の取締役及び使用人が当社の監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制、報告したことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
- 当社及び子会社の取締役及び使用人は、当社監査役から業務執行に関する事項について報告を求められたときは、速やかに適切な報告を行う。
- 監査役が経営会議その他社内会議に出席し、経営上の重要情報について適時報告を受けられる体制とするとともに、重要な議事録、稟議書は、都度監査役に回覧する。
- 当社及び子会社の取締役及び使用人は、当社又は当社の子会社に著しい損害を及ぼす恐れのある事実については、発見次第、直ちに当社の監査役に報告を行う。
- 「内部通報窓口」（ホットライン）の担当部署は、内部通報の受付・対応状況について、定期的に当社監査役に報告を行う。
- 監査役に報告を行った者が、当該報告をしたことを理由に不利な取扱いを受けないことを確保する体制とする。
その他当社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
- 監査役は、代表取締役社長執行役員及び会計監査人それぞれとの間で定期的に意見交換会を開催するものとする。
- 監査役は、必要に応じて、弁護士、公認会計士、コンサルタントその他外部アドバイザーを任用できる。
- 当社は、監査役がその職務の執行について必要な費用の前払い等の請求をしたときは、速やかに当該費用または債務を処理する。
「内部統制システムに関する基本方針」の運用状況の概要
コンプライアンス体制
当社は、コンプライアンスに係るガイドライン及び諸規程を整備し、当社及び子会社に周知しております。前事業年度におきましては、コンプライアンス部門責任者によるコンプライアンス全体会議は1回開催し、コンプライアンス教育、啓発活動を計画的かつ定期的に実施のうえ、その実施状況を取締役会に報告いたしました。
情報保存管理体制
当社は、情報の保存及び管理を適切に行うため、取締役会等の議事録、稟議書、会計書類その他の業務執行に関する文書は、文書管理規程その他関連する規程に基づき、適切な保存期間を設定のうえ、適切に管理・保存しており、全ての取締役・監査役が必要に応じて閲覧できるようにしております。
リスク管理体制
当社は、前事業年度においてリスク管理委員会を7回開催し、リスク管理を着実に実行するため、リスク管理項目の見直し及び評価、対策の策定及び状況の確認等を実施のうえ、その実施状況を取締役会に報告いたしました。
取締役の職務の執行について
前事業年度において取締役会を17回開催し、経営の重要事項の意思決定及び取締役の業務執行状況の管理・監督を行いました。経営会議は、原則として毎週1回開催し、取締役会付議事項の事前審議、経営上の重要な事項の審議・決議や重要な業務上の報告等を行いました。
子会社経営管理について
当社は、「関係会社管理規程」に基づき、定期的に子会社の経営状況・財務状況について報告を受け、重要度に応じて事前に当社の取締役会の承認を受ける体制にしております。
監査役の職務の執行について
前事業年度において監査役会を11回開催し、取締役の業務執行を監査いたしました。各監査役は、取締役会をはじめ重要な会議へ出席し、経営会議付議事項や経営上の重要情報について、取締役・使用人からの報告や実地調査等により監査を行いました。また、各監査役は、内部監査部門（監査室）・会計監査人と定期的に情報交換を行い、相互の連携を図りました。